淀屋橋総合会計のブログ

 

電子帳簿保存についての5回目です。

前回では証憑類のスキャン保存とタイムスタンプの付与について

ご紹介させていただきました。

 

今回は、スキャナ保存の入力方式について

ご紹介させて頂きたいと思います。

 

その前にスキャナ保存の入力方式の「入力」とは

そもそも何を意味しているのかと申しますと、

書類をスキャンしてタイムスタンプを付すまでのことを

意味しています。

 

スキャナ保存の対象書類は、

契約書・領収書・請求書・納品書・見積書・注文書等で

重要度によって次の二つに分類されます。

 

「重要書類」・・・契約書・領収書・請求書・納品書他

　　　　　　　　（資金や物の流れに直結・連動している書類）

「一般書類」・・・見積書・注文書他

　　　　　　　　（資金や物の流れに直結・連動していない書類）

 

さて、本題ですが、スキャナ保存の入力方式は次の4つに分けられます。

1、特に速やかに入力方式（3日以内）

2、速やかに入力方式（7日以内）

3、業務サイクル後速やかに入力方式（1ヶ月と7日以内）

4、適時に入力方式（期限なし）

 

特に速やかに入力方式（3日以内）は、

領収書等の受領者本人がスマホ等による読取りを行う場合です。

3日以内の入力が求められています。

また受領した書類に自筆で署名をしなければならないという制約があります。

 

速やかに入力方式（7日以内）は、

これは書類を受領した本人以外の者が

7日以内に入力を行う場合です。

対象書類は、重要書類です。

 

業務サイクル後速やかに入力方式（1ヶ月と7日以内）は、

速やかに入力方式（7日以内）と同様、

書類を受領した本人以外の者が1ヶ月と7日以内に

入力を行う場合です。

対象書類は、重要書類です。

（H27年度改正前までは、「7日以内」と

「1ヶ月と7日以内」は諸要件の有無により

それぞれに分かれておりましたが、改正以降は、

実質的に「1ヶ月と7日以内」に入力を

行えばよいことになりました）

 

適時に入力方式（期限なし）は、

これは重要度の低い書類（資金や物の流れに

直結しない書類）、すなわち一般書類の場合に適用されます。

期間的な制約はなく、適時に入力可能です。

 

もし入力期限のある書類について

特別な事由がなく期限が過ぎ去ってしまった場合、

その書類については破棄できなくなります。

通常通り電子化した上で、

さらに紙の書類を法定期間保存しなければなりません。

 

せっかく電子化を行い、紙の書類の保管コストを

削減しようと思っても、このような漏れが出てしまいますと

二重の管理が必要になり、大変煩雑になります。

 

以上により、書類の電子化は、入力期限内に

確実に電子化を行えるような体制を

徹底させることが前提となります。

 

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JUGEMテーマ：会計・経理・財務

 

 

３月12日のブログで取り込みを試した領収書のスキャナ取込を

今度はクラウド会計ソフトFREEEで試してみました。

 

FREEEは自動経理を得意とする会計ソフトなので、

弥生会計よりは優れているであろうと期待していたのですが、

やはり残念な結果になってしまいました。

 

５枚中少しでも読み取ることができたのは１枚。

 

それがこちらです。

 

日付はどこを読み取ったのか全く分からず、

２月２８日が２月２日になっています。

 

金額は消費税の額を読み取っています。

 

請求書発行先の電話番号を読み取って

勘定科目を推測するというふれこみだったので、

佐川急便という大手企業の領収書なら

「荷造運賃」と判定してくれるかと期待していたのですが、

１回目の取り込みでは推測してくれませんでした。

 

はじめは、手修正が必要でも

登録したデータをソフトが学習して

使っていくうちに精度が上がってくるとのことなので、

初回の取り込みで、使えないと判断するのは早いかもしれませんが、

今のところ、手入力に比べて処理速度が速くなるとは言えない結果です。

 

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弊事務所では、業務効率化に向けて、

色々な取り組みを試行錯誤しながら進めており、

弥生会計の入力時間短縮の取り組みはその一つです。

 

弥生会計には仕訳データをインポートできる機能があり、

それを利用すれば大幅に入力時間を短縮することができます。

 

先日インポートの入力を試してみました。

少し手直しする箇所もありましたが、

入力日付、勘定科目、金額、摘要欄など自動で取り込め、

入力時間が短縮できることを実感致しました。

元データが正確であることが前提ですが、

データの入力ミスはなくなり、

例えば預金残高と帳簿残高との不一致で

その検証に時間を費やすなどといった手間もなくなります。

 

大量のデータ入力であればあるほど

インポート機能は効力を発揮すると思います。

 

ただデータを弥生会計に取り込むにはデータを

弥生会計が読み込めるデータ形式に

変換し直さなければいけません。

日付、科目、金額などA列～Y列まで25項目あります。

 

変換し直したデータはCSVファイルに保存します。

弥生会計の仕訳日記帳を開き、CSVファイルをインポートします。

 

元データを弥生会計の形式に並び替え

関数を駆使しながら仕訳データに変換させるのは

エクセルに精通していないと難しく

そこがインポート機能を使用するうえで

ネックになるかと思いますが、

弊事務所では、インポート形式に

変換するノウハウがあります。

 

インポート機能を利用した入力の方が

作業効率がアップすることは間違いありませんので、

顧問先様自らご入力されている顧問先様には

インポート機能をご活用されることをご提案し、

その方法をご提供させていただいております。

 

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業務効率化、生産性向上が叫ばれる中、

当事務所でも新たな取り組みとして

弥生会計のスマート取込を使った自動経理に挑戦してみました。

 

スキャンを使って領収書を読み込み、

データを弥生会計に取り込めば自動的に仕訳ができるという機能です。

 

使ったスキャナは富士通のScanSnap ix500です。

なかなか優れもので、領収書をさかさまに入れても斜めに入れても裏向きに入れても

きちんと読み取ってくれて、上向きのまっすぐな見やすい形で表示してくれます。

 

難を言えば、裏に広告などが印字されているとそれも読み取ってしまうので、

ソフトに入力する前に削除しなくてはいけない点です。

 

また、数枚の領収書を向きをそろえず、乱雑に入れて読み取れるかどうか試してみたのですが、

領収書が重なったまま読み取ったり、紙が薄いものは、

うまく入らずにくしゃくしゃになってしまって読み取れなかったりでうまくいきませんでした。

やはり、丁寧に挿入しないとダメなようです。

 

これが、読み取った領収書です。

 

それを弥生会計に読み取らせてみたのですが、

結果は・・・

 

 

こんな感じです。

５枚中金額が正確に読み取れたのは、２枚。

読み取れなかったのが２枚。

間違って読み取ったのが１枚。

 

日付に関しては、読み取れなかったのが、4枚。

間違って読み取ったのが１枚。

（領収日ではなく、ポイントの有効期限の日付を読み取ったようです）

 

４枚目の領収書のように少し歪んでスキャンされたものでも読み取れる点は

優れているなと思いましたが、手書き文字やスタンプの日付を読み取るのは苦手なようです。

 

これでは、手入力の方がよっぽど早いなとがっかりしてしまいました。

 

ソフトや機器の進化をもう少し待ちたいと思います。

 

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昨年設立されたSPC案件の会計処理を担当させて

いただいております。

ﾊﾞｲｵﾏｽ発電事業を営むSPCで

発電設備は今年秋に完成予定です。

平成31年度の償却資産税について

特例措置の対象設備になるかどうか

SPCの所在する町役場へ確認してみました。

 

町役場の方から教えていただいた内容は、

いわゆる「再生可能エネルギー発電設備に係る課税標準の特例措置」で、

以下のURLに記載されております。

 

http://www.enecho.meti.go.jp/category/saving_and_new/saiene/support/business2.html

 

顧問先様の設備の特例措置は

固定資産税が課せられることとなった年度から3年分の

固定資産税に限り、課税標準を2分の1に軽減されるというものです。

期限は、平成29年度末までです。

 

しかし、そのあと、よくよく調べてみますと、

上記とは別にSPCの所在する県内の優遇制度があるのが分かりました。

 

顧問先様の設備は、優遇制度の

「企業誘致促進奨励措置」の適用が

受けられる見通しで、そうなれば、

事実上、3年間償却資産税がゼロとなる見込みです。

 

（「企業誘致促進奨励措置」の適用を

受けるためには、専用の書類等を事前に提出し、

少々煩雑な手続が必要となりますが・・・）

 

現在、建設中の設備は多額となるため、

前者の特例措置を適用するか、

後者の企業誘致促進推奨措置を適用するかで

税額が大きく異なってきます。

 

もし、後者の制度を知らずに前者の特例措置を受けておりましたら、

顧問先様は不利益を被るところでした。

 

このように役所などで確認したときに

100％の情報を得られるとは限りません。

即、鵜呑みにせず、一旦は検証する時間を持つ方がよさそうです。

 

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