デジタル化カテゴリー

SPC案件では、案件組成時にたくさんの契約書を作成します。
案件の規模にもよりますが、ファイルをすると厚めのキングファイルで
複数冊に及ぶこともあります。
これらの契約書は、誰が、いつまで、どのように保管するかが問題になります。

私どもの事務所では、SPCに役員派遣をしている、もしくはSPCの本店を
提供している案件では、契約書類（原本）を事務所で保管するケースが多くあります。
お預かりした契約書類は、施錠出来るセキュリティのある場所に保管しています。
また、プロジェクトが完了し、SPCを清算した後も、会社法や税法等の
要請に合わせて、10年間保管しております。案件が多くなってくると、これらの
書類の保管スペースも大きくなっております。
　
事務所内でも書類の整理は日々から心がけ、少ないスペースを有効に利用できるように
しております。
　
書類のデータベース化も進めております。
契約書類の原本を確認するには、書棚から書類を引出すことが必要です。
データ化しておれば、中身の確認だけであれば、書棚から引き出す必要もありません。
また検索が容易になるようなデータを保管することで、随分古い資料でも、
短時間で確認が可能です。
　
膨大な資料の整理と容易な検索は、相反するようにも思えますが、これらを
両立することが私どもの事務所の役割であり、お客様から期待されていることと
思います。

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仕入税額控除を行うための適格請求書の入手
は不可欠ですが、NTT各社の請求書の入手に
関しては少々煩雑です。

紙ベースの請求書等が発行されない取引は
各発行事業者のHPより【WEB帳票】の入手が必要です。

入手の手順は、領収書の『発行事業者』が何処であるかを確認し、
その発行事業者ごと　HPで顧客登録をした後、
【Web帳票】としてダウンロードします。

【NTT関連の請求書発行事業者】
NTT東日本
NTT西日本
エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ
NTTドコモ
NTTファイナンス

弊事務所でもNTT関連の適格請求書の『発行事業者』が２つあり、
それぞれのHPで顧客登録を行い、【Web帳票】として適格請求書を
入手しました。
OCNやフレッツ光では、プロバイダ料金やオプション等
契約の内容によっては適格請求書の入手先がまた異なるようです。

毎月送付されてくる「口座振替のお知らせ」ハガキに
インボイス発行事業者の登録番号が記載あれば
『請求書兼領収書』となり、【WEB帳票】の入手も省略できます。
こちらは、郵送される『請求書兼領収書』が適格
請求書に該当します。

2年間の宥恕措置期間があった電子帳簿保存法が
12月で廃止され、2024年1月からは義務化となります。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応、ペーパーレス化の
観点からも、入手した【Web帳票】にタイムスタンプを
付与するなどの電子保存が求められ
保存方法も、法改正対応が必要です。

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弊事務所が担当している案件で、投資家が80名以上
いらっしゃる案件があります。
通常のGK-TKスキームの案件では、TK出資者は
10社未満がほとんどで、50社を超えるケースは
まずありません。

本案件は、個人投資への節税を売りにしている案件で
出資者が80名以上と非常に多くなりました。

この場合、決算時の投資への報告作業が大変煩雑になります。
そのため、投資家様のご了解を頂ける場合は
ネット経由（具体的には、各投資家様のクラウドフォルダー）で
決算報告をする方式を採用することにしました。

概ね全投資家の80％程度が、ネット経由報告を
ご了解いただけたので、報告作業が軽減されました。

クラウド上に決算データを保存することで、1年前、2年前の
決算書も、ご覧いただけるようになっております。

昨今のペーパーレス時代や、それが求められる
時代背景のもとでは、このように、紙を使わない
決算報告も、増えてくると思います。

一方で、セキュリティー管理も大切ですので
弊事務所では、慎重に、データ管理を進めております。

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会計事務所の世界に限りませんが、クラウド化が進展しつつあります。
昨今での、AM会社への指図書発行要請は、クラウド上で行うことが
主流になりつつあります。

クラウド化することで、電子メールの時と異なり、情報の共有することが
出来て、進捗状況も、関係者が、リアルタイムで把握することが
出来ます。

また、指図書発行の履歴や、添付書類とも、保存することが出来て
後日、振返って確認することも容易です。

昨今の在宅勤務推奨する経済環境では、クラウド上の指図書であれば
在宅勤務中でも確認が可能です。

しかし、会計事務所が行う指図の内容は、
⓵　書類等への押印
②　送金手続き
がほぼ、全てと言って良いほどで、これらの作業は、在宅勤務中に
することが出来ないです。

指図書のクラウド化と、在宅勤務を推し進めるためには
在宅勤務者と事務所勤務者との連携が非常に大切で、この連携が
機能することで、この便利な機能を、上手に使いこなせることに
なります

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先日、担当しているSPC案件の銀行より
預金通帳のデジタル化を進められました。

最近では、みずほ銀行が高齢者を除いて、
預金通帳発行手数料を徴収すると報道が
ありました。

銀行が預金通帳を発行すると
年間印紙税が、200円を要します。

それ以外に、預金通帳を
1冊作成する費用もかかります。

銀行経営も厳しくなっており
コスト削減の一環やパソコンや
スマートフォンでの預金取引が
主流になっていることが
通帳のデジタルカの背景でしょう。

弊事務所では、毎月、通帳記入の
作業をしていますが、将来は、
通帳記入という作業がなくなり、
全てネットで閲覧する時代が近くにまで
来ています。

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