2月 2018アーカイブ

JUGEMテーマ：会計・経理・財務

電子帳簿保存の４回目です。

前回ご説明した電子帳簿保存対応ソフトを用意したら、

入力はいつも通りします。

違うのは領収書などの証憑類をスキャンして

タイムスタンプを付与して保存しなければいけない点です。

タイムスタンプというのは名前の通り時刻を打刻することができるスタンプで、

スキャンされた証憑がスタンプ付与時刻に確かに存在していて、

その後改ざんされていない証明になります。

ただし、証憑に時刻を入れれば何でもいいというわけではなく、

認定業者が発行するタイムスタンプを付与しなければなりません。

例えば、セイコータイムスタンプサービスは、認定業者の一つです。

利用には年間10万円程度かかります。（12,000スタンプまで）

しかし、そういうサービスと直接契約しなくても

一般に普及している会計ソフトでは、

簡単に認定タイムスタンプの付与ができるようになっています。

また、スキャンデータの解像度、階調、画素数、大きさなどにもさまざまな規定がありますが、

専用のスキャナーを使えば条件はクリアできるはずなので、

よくわからない場合は、会計ソフトの推奨する方法での保存がいいかもしれません。

タイムスタンプの付与とデータの保存にかかる費用は、様々で、

弥生会計では当面、スキャナ本体の価格程度で利用できるようですが、

高速でスタンプ付与ができ、無制限に保存できる高額なものは、

年間数百万の費用がかかるようです。

証憑類が多すぎて、書類保管サービスなどを利用しているという方は

多少の費用がかかってもメリットがあると思いますが、

中小企業が導入するには少しハードルが高い気がします。

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電子帳簿保存についての２回目で書きましたが、

電子帳簿保存をするには、データの改ざんができない会計ソフトが必要です。

通常の会計ソフトは、間違った仕訳を入力してしまった場合、

登録済みの過去の伝票であっても、

完全に消してしまって、二度と見られないようにすることが可能です。

しかし、電子帳簿保存をする場合には、

過去に保存した伝票を完全に削除することができず、

訂正や削除の記録がすべて残るようになっている

ソフトを使わなければはなりません。

（単純な入力ミスの取り消しはできるように、

データ入力後１週間以内であれば履歴を残さないシステムは認められています。）

市販のソフトでも電子帳簿保存法対応ソフトは多いので、

この点をクリアするのは比較的簡単だと思います。

例えば、中小企業でよく利用されている弥生会計では、

データの繰越をするときに《電子帳簿保存を行う》を選択すれば、

訂正削除履歴を残せるようになります。

電子帳簿保存選択の画面はこちらです。

下の画像が訂正履歴の画面です。

青字が訂正前の仕訳、赤字は削除した仕訳、

黒字が最終的に残した決算書に反映される仕訳です。

見えづらいかもしれませんが、

日付の訂正や伝票NO.の訂正などの履歴も残るようになっています。

電子帳簿保存に興味がおありであれば、

まずは、現在お使いのソフトが電子帳簿保存法に対応しているかどうか

調べてみてもいいかもしれません。

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