契約書の保存期間
SPC案件では、案件組成時にたくさんの契約書を作成します。
案件の規模にもよりますが、ファイルをすると厚めのキングファイルで
複数冊に及ぶこともあります。
これらの契約書は、誰が、いつまで、どのように保管するかが問題になります。
私どもの事務所では、SPCに役員派遣をしている、もしくはSPCの本店を
提供している案件では、契約書類（原本）を事務所で保管するケースが多くあります。
お預かりした契約書類は、施錠出来るセキュリティのある場所に保管しています。
また、プロジェクトが完了し、SPCを清算した後も、会社法や税法等の
要請に合わせて、10年間保管しております。案件が多くなってくると、これらの
書類の保管スペースも大きくなっております。
事務所内でも書類の整理は日々から心がけ、少ないスペースを有効に利用できるように
しております。
書類のデータベース化も進めております。
契約書類の原本を確認するには、書棚から書類を引出すことが必要です。
データ化しておれば、中身の確認だけであれば、書棚から引き出す必要もありません。
また検索が容易になるようなデータを保管することで、随分古い資料でも、
短時間で確認が可能です。
膨大な資料の整理と容易な検索は、相反するようにも思えますが、これらを
両立することが私どもの事務所の役割であり、お客様から期待されていることと
思います。
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税理士法人 淀屋橋総合会計
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