電子帳簿保存カテゴリー

SPC案件では、案件組成時にたくさんの契約書を作成します。
案件の規模にもよりますが、ファイルをすると厚めのキングファイルで
複数冊に及ぶこともあります。
これらの契約書は、誰が、いつまで、どのように保管するかが問題になります。

私どもの事務所では、SPCに役員派遣をしている、もしくはSPCの本店を
提供している案件では、契約書類（原本）を事務所で保管するケースが多くあります。
お預かりした契約書類は、施錠出来るセキュリティのある場所に保管しています。
また、プロジェクトが完了し、SPCを清算した後も、会社法や税法等の
要請に合わせて、10年間保管しております。案件が多くなってくると、これらの
書類の保管スペースも大きくなっております。
　
事務所内でも書類の整理は日々から心がけ、少ないスペースを有効に利用できるように
しております。
　
書類のデータベース化も進めております。
契約書類の原本を確認するには、書棚から書類を引出すことが必要です。
データ化しておれば、中身の確認だけであれば、書棚から引き出す必要もありません。
また検索が容易になるようなデータを保管することで、随分古い資料でも、
短時間で確認が可能です。
　
膨大な資料の整理と容易な検索は、相反するようにも思えますが、これらを
両立することが私どもの事務所の役割であり、お客様から期待されていることと
思います。

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インボイス制度が始まると、Amazonや楽天といった大手通販サイトで
商品を購入した場合、出品業者が適格請求書発行事業者か否かによって、
仕入れ額控除の対象とならないケースがあります。

大手の通販サイト等で購入した際、大手通販から購入したと考える方が
多いようですが、実際は、通販サイト内へ出店している個々の販売店から
購入をしているのであって、適格請求書発行事業者が大手通販サイトでは
無い場合があります。

また、コンビニエンスストアの様にフランチャイズ方式で展開されている
事業所についても、その店舗の事業主はコンビニ本部の会社ではなく、
加盟店オーナーの個人事業もしくは法人となります。

以前のブログでもお伝えした通り、弊事務所でもインボイス登録状況調査を行い、
実際、セブンイレブンからもご回答をいただきましたが、「フランチャイズ店舗に
関しては各店舗にて登録していただいております。」というものでした。
受け取るレシートには、コンビニエンスストア本社のインボイス登録番号ではなく、
各加盟店の登録番号が記載される事になります。

インボイス制度開始後、しばらくの間は購入先が免税事業者であっても、
一定割合を控除できる経過措置がとられますが、実際の販売先が適格請求書
発行事業者であるかどうかを確認した上で、商品の購入をする事が重要なポイントになります。

尚、Amazonや楽天では、サイトで出店者が適格請求書発行事業者で
あるか否かを判断したり、絞り込む機能を持たせると発表しています。

　Amazon.co.jp: インボイス制度

【楽天市場｜公式ヘルプ】楽天市場におけるインボイス制度への対応について（2023/7/7更新） (rakuten.net)

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担当しておりますSPCで
切手代の消費税についてのご質問がありました。

切手購入時の領収書には
『消費税非課税』と記載されておりますが
郵送した場合の領収書には
『課税』と記載がありますが
消費税計上はどうしたらよいのでしょうか
というご質問でした。

これは本来ですと
切手購入時には
貯蔵品（課税対象外）70円　/　現金　70円
↓
切手使用時には
通信費（課税仕入）70円　/　貯蔵品（課税対象外）70円

となるものを
郵便切手を使用することを目的に継続して購入している場合は

通信費（課税仕入）70円　/　現金　70円
と、切手購入時に課税仕入（仕入税額控除）とすることを
特例で認めています。
（消費税法基本通達11-3-7）
第3節　課税仕入れ等の時期｜国税庁 (nta.go.jp)

切手購入時には郵送というサービスを受けていないので
消費税が対象外となっています。

またインボイス制度開始後
郵便切手は適格請求書の交付義務免除の対象です。

事業上適格請求書の交付が難しいものについては
適格請求書の交付義務が免除されるからです。

一定の事項を記載した帳簿を保存すれば
切手代を負担した者は仕入税額控除が可能となります。

切手代は少額な取引ですが
ひも解いていくと奥深い論点があります。

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先日、担当SPC先のAM会社との間で納税の支払期日について
見解の相違があり、改めて電子納税について確認をする
機会がございました。

　

これまでは、インターネットバンキングを利用して出資者への
分配金と源泉税納付を月末同日に行っておりました。
分配金の送金手続きは契約済み金融機関のインターネット
バンキングより予約振込手続きが可能です。　
しかしながら、源泉税の納付に関しては、支払日の当日にインターネット
バンキングのPay-easyより納税の手続きをしなければならず、
万一、ネット環境に不具合が生じた場合には納付に遅延が生じる
恐れがあります。

　

このインターネットバンキングを利用した納税には、他に
ダイレクト納付というものがあります。
こちらは、納付することが見込まれている金額について、
予め納付日や納付金額等をe-taxやel-taxに登録しておくことで、
指定した期日に預貯金口座からの振替により納付することが
可能です。
このダイレクト納付を利用した振替による手数料は発生いたしません。

　

ダイレクト納付を利用するには、事前に「ダイレクト納付利用届書」を
提出しておく必要があります。
電子納税はe-taxやel-taxを利用して申告や納税を行うため
領収証書は発行されません。　また、納付時の電子データについては、
電子帳簿保存法への対応が必要です。

　

【e-tax】国税電子納税　direct_nofu.pdf (nta.go.jp)
【eLtax】地方税電子納税　共通納税とは ｜ eLTAX 地方税ポータルシステム

　　

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2022年（令和4年）1月より
改正電子帳簿保存法により
請求書等の電子的記録（電子データ）
による保存が必要となります。

簡単にご説明しますと
インターネットショッピングをした際など
紙ベースでの請求書等がなく、PDF等の
電子で授受した取引データのみの場合
そのデータを電子データとして保存しなければ
なりません。

保存の方法としましては、
ファイル名に取引日時・取引相手先・金額を
明記し、規則性をもって内容を表示し、
データの検索が可能な状態で保存します。

私どもの顧問先の中には
現在もFAXをメインに受発注等の取引を
おこなっている会社様もございます。

FAXの場合は、基本的に紙で出力しますので、
こちらは電子データではなく、紙で出力した
ものを保存することになります。

しかし、最近はペーパーレス化のため
複合機等でデータのみを送受信し、
紙で出力しない場合もあるかと思います。
そのような場合は、FAXとして受け取ったデータも
電子データとして保存する必要があります。

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電子帳簿保存についての5回目です。

前回では証憑類のスキャン保存とタイムスタンプの付与について

ご紹介させていただきました。

 

今回は、スキャナ保存の入力方式について

ご紹介させて頂きたいと思います。

 

その前にスキャナ保存の入力方式の「入力」とは

そもそも何を意味しているのかと申しますと、

書類をスキャンしてタイムスタンプを付すまでのことを

意味しています。

 

スキャナ保存の対象書類は、

契約書・領収書・請求書・納品書・見積書・注文書等で

重要度によって次の二つに分類されます。

 

「重要書類」・・・契約書・領収書・請求書・納品書他

　　　　　　　　（資金や物の流れに直結・連動している書類）

「一般書類」・・・見積書・注文書他

　　　　　　　　（資金や物の流れに直結・連動していない書類）

 

さて、本題ですが、スキャナ保存の入力方式は次の4つに分けられます。

1、特に速やかに入力方式（3日以内）

2、速やかに入力方式（7日以内）

3、業務サイクル後速やかに入力方式（1ヶ月と7日以内）

4、適時に入力方式（期限なし）

 

特に速やかに入力方式（3日以内）は、

領収書等の受領者本人がスマホ等による読取りを行う場合です。

3日以内の入力が求められています。

また受領した書類に自筆で署名をしなければならないという制約があります。

 

速やかに入力方式（7日以内）は、

これは書類を受領した本人以外の者が

7日以内に入力を行う場合です。

対象書類は、重要書類です。

 

業務サイクル後速やかに入力方式（1ヶ月と7日以内）は、

速やかに入力方式（7日以内）と同様、

書類を受領した本人以外の者が1ヶ月と7日以内に

入力を行う場合です。

対象書類は、重要書類です。

（H27年度改正前までは、「7日以内」と

「1ヶ月と7日以内」は諸要件の有無により

それぞれに分かれておりましたが、改正以降は、

実質的に「1ヶ月と7日以内」に入力を

行えばよいことになりました）

 

適時に入力方式（期限なし）は、

これは重要度の低い書類（資金や物の流れに

直結しない書類）、すなわち一般書類の場合に適用されます。

期間的な制約はなく、適時に入力可能です。

 

もし入力期限のある書類について

特別な事由がなく期限が過ぎ去ってしまった場合、

その書類については破棄できなくなります。

通常通り電子化した上で、

さらに紙の書類を法定期間保存しなければなりません。

 

せっかく電子化を行い、紙の書類の保管コストを

削減しようと思っても、このような漏れが出てしまいますと

二重の管理が必要になり、大変煩雑になります。

 

以上により、書類の電子化は、入力期限内に

確実に電子化を行えるような体制を

徹底させることが前提となります。

 

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電子帳簿保存についての２回目です。

 

今回は、電子帳簿保存をする場合の会計処理の手順を簡単にご説明します。

 

まず、前提として改ざん、訂正ができない会計ソフトが必要です。

 

①その会計ソフトにいつも通りに入力をします。

⇩

②領収書などの証憑をスキャンしてタイムスタンプを押します。

⇩

③定期的に証憑と会計帳簿・計算書類に相違がないかのチェックをします。

⇩

④問題がなければ、証憑の廃棄をします。

 

流れだけを見るととてもシンプルですが、細かいルールがたくさんありますので、

次回以降それぞれの項目についてもう少し詳しくご説明します。