業務効率化カテゴリー

コロナ禍を経て、リモートワークが広がりました。

会計事務所業界も同様にリモートワークが広く行き渡り、
弊事務所でも導入しております。
リモートワークの長所は、通勤時間やその負担がなくなり、
働く者から見れば大きな魅力です。
求人を行う際にも、リモートワークの導入状況が質問条項に
含まれることから、人材採用の際にもリモートワークの有無は
大きなポイントになっています。

一方で、仕事内容や勤務状況を把握が難しいなど問題点もあります。
リモートワークの長所は短所の裏返しなのでしょう。
　
SPC会計とリモートワークとの相性はどのようなものでしょうか？
SPC会計では、お客様から請求書や預金データをPDFや電子データで
頂けるケースが多くあります。
また、お客様が比較的大手企業のケースが多く、電子メールで
コミュニケーションが十分に出来ます。
そのため、SPC会計は、会計事務所の業務の中で、リモートワークを
しやすい部類に入ると思います。

一方で、リモートワークでは出来ないSPC会計業務があります。
具体的には、
① 契約書への押印業務
② ネットバンクを含む送金業務　
③ お客様との顔を合わしてのご相談　などです。

①の押印業務は電子署名が広がると、今のように印鑑での押印が
なくなる可能性があります。
③のお客様との面談も、オンライン会議で代用することも可能でしょう。

リモートワークで出来ること	リモートワークで出来ないこと
・経理処理 ・決算業務 ・税務申告	・契約書等への押印 ・送金手続き ・お客様との面談

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先日、担当SPC先のAM会社との間で納税の支払期日について
見解の相違があり、改めて電子納税について確認をする
機会がございました。

　

これまでは、インターネットバンキングを利用して出資者への
分配金と源泉税納付を月末同日に行っておりました。
分配金の送金手続きは契約済み金融機関のインターネット
バンキングより予約振込手続きが可能です。　
しかしながら、源泉税の納付に関しては、支払日の当日にインターネット
バンキングのPay-easyより納税の手続きをしなければならず、
万一、ネット環境に不具合が生じた場合には納付に遅延が生じる
恐れがあります。

　

このインターネットバンキングを利用した納税には、他に
ダイレクト納付というものがあります。
こちらは、納付することが見込まれている金額について、
予め納付日や納付金額等をe-taxやel-taxに登録しておくことで、
指定した期日に預貯金口座からの振替により納付することが
可能です。
このダイレクト納付を利用した振替による手数料は発生いたしません。

　

ダイレクト納付を利用するには、事前に「ダイレクト納付利用届書」を
提出しておく必要があります。
電子納税はe-taxやel-taxを利用して申告や納税を行うため
領収証書は発行されません。　また、納付時の電子データについては、
電子帳簿保存法への対応が必要です。

　

【e-tax】国税電子納税　direct_nofu.pdf (nta.go.jp)
【eLtax】地方税電子納税　共通納税とは ｜ eLTAX 地方税ポータルシステム

　　

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先日、担当しているSPC案件の銀行より
預金通帳のデジタル化を進められました。

最近では、みずほ銀行が高齢者を除いて、
預金通帳発行手数料を徴収すると報道が
ありました。

銀行が預金通帳を発行すると
年間印紙税が、200円を要します。

それ以外に、預金通帳を
1冊作成する費用もかかります。

銀行経営も厳しくなっており
コスト削減の一環やパソコンや
スマートフォンでの預金取引が
主流になっていることが
通帳のデジタルカの背景でしょう。

弊事務所では、毎月、通帳記入の
作業をしていますが、将来は、
通帳記入という作業がなくなり、
全てネットで閲覧する時代が近くにまで
来ています。

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生活を豊かに、そして便利にしてくれるインターネットは
我々の生活にとって、なくてはならないものになりつつあります。

その中でも２４時間利用できるネットバンキングは銀行の窓口や
ATMに行かずに、自宅や外出先などで、銀行の営業時間を
気にすることなく振込や残高照会などをすることができるとても
便利なシステムです。

幣事務所でも顧問先様の資金移動や納税の際にネットバンキングを
よく利用いたします。
同じネットバンキングの利用方法にも、銀行によりそのシステムに違いが
ありますが、メガバンクなどは一連のお手続きは全てオンライン上で
完結いたします。

しかしながら、一部の地方銀行などでは、予め振込先の口座を
登録依頼書で提出しておく必要があったり、ネットバンキングで
振込手続きを行った後、代表口座開設店宛てに自動振替依頼書を
FAX送信する必要があるなど、オンライン上だけでは完結しない
システムもあります。

これは、事前に書面で届けておいた口座先以外には振り込みができず、
ウイルス感染等による不正送金が起こりにくい仕組みを取っている
為との事です。ネットバンキングと言えどもアナログの側面も残って
います。

いずれにせよ、各銀行ともコロナウィルス感染拡大の影響による
感染防止や店舗の効率化のため、ネットバンキングの利用を推奨
していますので、今後、益々その利用の頻度が増えることは間違い
ないと言えるでしょう。

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エクセルから弥生会計に

仕訳をインポートする方法を

ご紹介したいと思います。

 

大まかな流れは

・エクセルデータを弥生会計の形式に編集

・CSVファイル形式で保存

・弥生会計に取り込む

 

弥生会計の形式は、下図のように

A列～Y列までです。

 

固定値（※）は

A列…「2000」

T列…「0」

Y列…「no」

 

※仕訳データのインポートを前提としています。

　振替伝票のインポートも可能ですが、

　仕訳より設定が煩雑で、

  エラーが発生しやすく、

  まずは仕訳データのインポートを

  お勧めします。

 

便利な機能としては

補助科目を弥生会計に設定していなくても

エクセルのF列（借方）L列（貸方）に補助科目名を入力して

弥生会計に取り込めば

自動的に補助科目が弥生会計に作成される点です。

 

例えば、

売掛金の補助科目として

多数の取引先を弥生会計に入力する場合、

1つずつ手入力していたのでは

相当時間がかかってしまいますが、

データのインポートを利用すれば

大幅な時間短縮になります。

 

次にインポート時に頻繁に出てくるエラーと

注意点をご紹介いたします。

 

一つ目は、エクセルデータをCSVファイル形式に

保存したときのD列の日付のエラーです。

日付は「2019/6/20」の形式でないと

いけませんが、

なぜかCSVファイルに保存すると

5桁の数字になっているときがあります。

 

CSVファイルに保存した時に

5桁の数字になっていないかどうか

確認を忘れないでください。

 

二つ目は、弥生会計にインポートする

CSVファイルを選択するとき

デフォルトではテキストファイルのみの

表示となっており、

CSVファイルは表示されません。

そこで、下図のように、

「すべてのファイル」を選択します。

すると、作成したCSVファイルが表示されます。

 

 

以上、インポート機能について

ご紹介いたしました。

業務の効率化を図っていただきましたら

幸いです。

 

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JUGEMテーマ：会計・経理・財務

 

 

３月12日のブログで取り込みを試した領収書のスキャナ取込を

今度はクラウド会計ソフトFREEEで試してみました。

 

FREEEは自動経理を得意とする会計ソフトなので、

弥生会計よりは優れているであろうと期待していたのですが、

やはり残念な結果になってしまいました。

 

５枚中少しでも読み取ることができたのは１枚。

 

それがこちらです。

 

日付はどこを読み取ったのか全く分からず、

２月２８日が２月２日になっています。

 

金額は消費税の額を読み取っています。

 

請求書発行先の電話番号を読み取って

勘定科目を推測するというふれこみだったので、

佐川急便という大手企業の領収書なら

「荷造運賃」と判定してくれるかと期待していたのですが、

１回目の取り込みでは推測してくれませんでした。

 

はじめは、手修正が必要でも

登録したデータをソフトが学習して

使っていくうちに精度が上がってくるとのことなので、

初回の取り込みで、使えないと判断するのは早いかもしれませんが、

今のところ、手入力に比べて処理速度が速くなるとは言えない結果です。

 

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弊事務所では、業務効率化に向けて、

色々な取り組みを試行錯誤しながら進めており、

弥生会計の入力時間短縮の取り組みはその一つです。

 

弥生会計には仕訳データをインポートできる機能があり、

それを利用すれば大幅に入力時間を短縮することができます。

 

先日インポートの入力を試してみました。

少し手直しする箇所もありましたが、

入力日付、勘定科目、金額、摘要欄など自動で取り込め、

入力時間が短縮できることを実感致しました。

元データが正確であることが前提ですが、

データの入力ミスはなくなり、

例えば預金残高と帳簿残高との不一致で

その検証に時間を費やすなどといった手間もなくなります。

 

大量のデータ入力であればあるほど

インポート機能は効力を発揮すると思います。

 

ただデータを弥生会計に取り込むにはデータを

弥生会計が読み込めるデータ形式に

変換し直さなければいけません。

日付、科目、金額などA列～Y列まで25項目あります。

 

変換し直したデータはCSVファイルに保存します。

弥生会計の仕訳日記帳を開き、CSVファイルをインポートします。

 

元データを弥生会計の形式に並び替え

関数を駆使しながら仕訳データに変換させるのは

エクセルに精通していないと難しく

そこがインポート機能を使用するうえで

ネックになるかと思いますが、

弊事務所では、インポート形式に

変換するノウハウがあります。

 

インポート機能を利用した入力の方が

作業効率がアップすることは間違いありませんので、

顧問先様自らご入力されている顧問先様には

インポート機能をご活用されることをご提案し、

その方法をご提供させていただいております。

 

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業務効率化、生産性向上が叫ばれる中、

当事務所でも新たな取り組みとして

弥生会計のスマート取込を使った自動経理に挑戦してみました。

 

スキャンを使って領収書を読み込み、

データを弥生会計に取り込めば自動的に仕訳ができるという機能です。

 

使ったスキャナは富士通のScanSnap ix500です。

なかなか優れもので、領収書をさかさまに入れても斜めに入れても裏向きに入れても

きちんと読み取ってくれて、上向きのまっすぐな見やすい形で表示してくれます。

 

難を言えば、裏に広告などが印字されているとそれも読み取ってしまうので、

ソフトに入力する前に削除しなくてはいけない点です。

 

また、数枚の領収書を向きをそろえず、乱雑に入れて読み取れるかどうか試してみたのですが、

領収書が重なったまま読み取ったり、紙が薄いものは、

うまく入らずにくしゃくしゃになってしまって読み取れなかったりでうまくいきませんでした。

やはり、丁寧に挿入しないとダメなようです。

 

これが、読み取った領収書です。

 

それを弥生会計に読み取らせてみたのですが、

結果は・・・

 

 

こんな感じです。

５枚中金額が正確に読み取れたのは、２枚。

読み取れなかったのが２枚。

間違って読み取ったのが１枚。

 

日付に関しては、読み取れなかったのが、4枚。

間違って読み取ったのが１枚。

（領収日ではなく、ポイントの有効期限の日付を読み取ったようです）

 

４枚目の領収書のように少し歪んでスキャンされたものでも読み取れる点は

優れているなと思いましたが、手書き文字やスタンプの日付を読み取るのは苦手なようです。

 

これでは、手入力の方がよっぽど早いなとがっかりしてしまいました。

 

ソフトや機器の進化をもう少し待ちたいと思います。

 

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